工作流管理系統，經過對業(yè)務、公文流轉過程的分析以及抽象，工作流管理系統圍繞業(yè)務交互邏輯、業(yè)務處理邏輯以及參與者三個問題進行解決，業(yè)務交互邏輯對應的為業(yè)務的流轉過程，在工作流管理系統中對應的提出了工作流引擎、工作流設計器、流程操作來解決業(yè)務交互邏輯的問題，業(yè)務處理邏輯對應業(yè)務流轉過程中的表單、文檔等的處理，在工作流管理系統中對應的提出了表單設計器、與表單的集成來解決業(yè)務處理邏輯的問題，參與者對應到的為流轉過程中環(huán)節(jié)對應的人或程序，在工作流管理系統中通過與應用程序的集成來解決參與者的問題。
工作流管理系統為方便業(yè)務交互邏輯、業(yè)務處理邏輯以及參與者的修改，多數通過提供可視化的流程設計器以及表單設計器來實現，為實現工作流管理系統的擴展性，多數提供了一系列的API。
一個完整的工作流管理系統通常由工作流引擎、工作流設計器、流程操作、工作流客戶端程序、流程監(jiān)控、表單設計器、與表單的集成以及與應用程序的集成八個部分組成。
1. 工作流引擎
工作流引擎作為工作流管理系統的核心部分，主要提供了對于工作流定義的解析以及流程流轉的支持。工作流定義文件描述了業(yè)務的交互邏輯，工作流引擎通過解析此工作流定義文件按照業(yè)務的交互邏輯進行業(yè)務的流轉，工作流引擎通常通過參考某種模型來進行設計，通過調度算法來進行流程的流轉(流程的啟動、終止、掛起、恢復等)，通過各種環(huán)節(jié)調度算法(SPLIT、AND、OR等)來實現對于環(huán)節(jié)的流轉(環(huán)節(jié)的合并、分叉、選擇、條件性的選擇等)。
2. 工作流設計器
工作流設計器為可視化的流程設計工具，用戶通過拖放等方式來繪制流程，并通過對于環(huán)節(jié)的配置來實現環(huán)節(jié)操作、環(huán)節(jié)表單、環(huán)節(jié)參與者的配置。工作流設計器為用戶以及開發(fā)商提供了快速繪制、修改流程的方式，工作流設計器的好壞決定到工作流管理系統的易用性。
3. 流程操作
流程操作指所支持的對于流程環(huán)節(jié)的操作，如啟動流程、終止流程、掛起流程、直流、分流(單人辦理)、并流(多人同時辦理)、聯審等，象這些流程操作都是可直接基于引擎所提供的環(huán)節(jié)調度算法來直接支持的，而在實際的需求中，通常需要自由的對于流程進行干涉，如取回、回退、跳轉、追加、傳閱、傳閱辦理等，而這些流程操作對于工作流引擎來說是不合理的，因此必須單獨的去實現。流程操作支持的好壞直接決定到一個工作流管理系統的實用性。
4. 工作流客戶端程序
工作流客戶端程序為工作流系統的表現形式，通常使用Web方式進行展現，通過提供待辦列表、已辦列表、執(zhí)行流程操作、查看流程歷史信息等來展現工作流系統的功能。
5. 流程監(jiān)控
流程監(jiān)控通過提供圖形化的方式來對流程執(zhí)行過程進行監(jiān)控，包括流程運轉狀況，每個環(huán)節(jié)所耗費的時間等等，而通過這些可相應的進行流程的優(yōu)化，以提高工作效率。
6. 表單設計器
表單設計器為可視化的表單設計工具，用戶通過拖放的方式來繪制業(yè)務所需的表單，并可相應的進行表單數據的綁定。表單設計器為客戶以及開發(fā)商提供了快速修改表單的方法，表單設計器的易用與否以及功能的完善與否影響到工作流管理系統的易用性。
7. 與表單的集成
通常業(yè)務流轉需要表單來表達實際的業(yè)務，因此需要與表單進行集成來實現業(yè)務意義，與表單的集成通常包括表單數據的自動獲取、存儲、修改，表單域的權限控制、流程相關數據的維護以及流程環(huán)節(jié)表單的綁定。與表單的集成的好壞影響到工作流管理系統是否能提高開發(fā)效率。
8. 與應用程序的集成
通過與應用程序的集成來完善工作流管理系統的業(yè)務意義，主要涉及到的是與權限系統以及組織機構的集成。流程環(huán)節(jié)需要相應的綁定不同的執(zhí)行角色，而流程操作通常需要與權限系統、組織機構進行關聯。
工作流參考模型
工作流參考模型（Workflow reference model）是由工作流管理聯盟（WfMC）于1995年提出的工作流管理系統的體系結構模型。
工作流參考模型標識了構成工作流管理系統的基本部件和這些基本部件交互使用的接口。這些基本部件包括：工作流執(zhí)行服務、工作流引擎、流程定義工具、客戶端應用、調用應用、管理監(jiān)控工具；基本部件交互使用的接口包括：接口一、接口二、接口三、接口四和接口五。這個模型很大地影響了人們后來對工作流技術的討論。
WFMC主要提出了五個接口與工作流執(zhí)行服務一起共同組成了工作流系統：
- 接口1(工作流定義交換)，用于在建模和定義工具與執(zhí)行服務之間交換工作流定義。主要是數據交換格式和API。數據交換通過XPDL，API通過WAPI。
- 接口2(工作流客戶端應用接口)，用于工作流客戶端應用訪問工作流引擎和工作列表，通過WAPI完成。
- 接口3(被調用的應用接口)，用于調用不同的應用系統。
- 接口4(工作流系統互操作接口)，用于不同工作流系統之間的互操作。
- 接口5(系統管理和監(jiān)控)，用于系統管理應用訪問工作流執(zhí)行服務。
工作流執(zhí)行服務是工作流管理系統的核心部件，它的功能包括創(chuàng)建、管理流程定義，創(chuàng)建、管理和執(zhí)行流程實例；在執(zhí)行上述功能的同時，應用程序可能會通過編程接口同工作流執(zhí)行服務交互；一個工作流執(zhí)行服務可能包含有多個分布式工作的工作流引擎。
工作流引擎是為流程實例提供運行環(huán)境并解釋執(zhí)行流程實例的軟件部件。
流程定義工具是管理流程定義的工具，它可能通過圖形方式把復雜的流程定義顯示出來并加以操作；流程定義工具同工作流執(zhí)行服務交互。
客戶端應用是通過請求的方式同工作流執(zhí)行服務交互的應用，也就是說是客戶端應用調用工作流執(zhí)行服務；客戶端應用同工作流執(zhí)行服務交互。
調用應用是被工作流執(zhí)行服務調用的應用；調用應用同工作流執(zhí)行服務交互。為了協作完成一個流程實例的執(zhí)行，不同的工作流執(zhí)行服務之間進行交互。
管理監(jiān)控工具主要指組織機構、角色等數據的維護管理和流程執(zhí)行情況的監(jiān)控；管理監(jiān)控工具同工作流執(zhí)行服務交互。
