網絡傳真:突破無紙化辦公的最后一道防線

2007/08/14

　　傳真機經過十幾年的快速發(fā)展，已形成了“人丁”興旺的龐大家族，但傳真機在給人們的工作生活帶來便利的同時，其弊端也日益凸顯：費耗材、費紙張、易卡紙、易故障、有噪音等成為困擾用戶的大問題。隨著綠色環(huán)保概念的不斷加深和無紙化辦公的快速推行，傳真機的網絡化已經成為無紙化辦公的最后一道防線。

　　網絡給人們的工作和生活帶來了越來越多的便利，網絡化辦公解決了一個又一個不可以思議的問題。據有關門部調顯示，網絡傳真時代業(yè)已悄然來臨。其中以Hi-fax網絡傳真企業(yè)為代表的網絡傳真產業(yè)已經在逐步形成，網絡傳真服務受到了越來越多企業(yè)客戶的熱烈追捧。

　　網絡傳真將給我們的工作帶來什么變化呢？讓我們來一探究竟。

　　眾所周知，在用傳統(tǒng)傳真機發(fā)送傳真時，先要把電腦里的電子文件打印成紙面文件，然后，送紙、人工撥號，收到傳真信號后開始發(fā)送傳真。如果一切順利還好說，一旦遇到傳真耗材用盡、對方號碼占線、對方誤操作掛斷以及傳真機卡紙等問題，傳真就變得異常繁瑣了。原本簡單的傳真工作無形中就變成了一種負擔，工作效率大大降低。

　　而網絡傳真是一種以互聯網為基礎的IP通信增值服務。只要您上網就可以登錄郵箱的web頁面發(fā)送傳真，無需打印、無需紙張就可以方便、快捷地將電子文檔發(fā)送到國內或國外的任何一個傳真機上，而且可以把同一份文檔發(fā)送到一臺或多臺傳真機上。用戶只需坐在電腦前簡簡單單的動幾下鼠標，剩下的工作就由傳真服務器來完成，簡單又輕松，省時又省力。

　　網絡傳真與電腦直接相連，借助于日益普及的互聯網，通過類似于電子郵件式的人性化界面來收發(fā)傳真，因此它提供了直接對電腦管理的電子文件進行操作的可能，從而不用再打印成紙面文件就可以收發(fā)傳真。網絡傳真無需耗材和紙張，可以說真正實現了無紙化辦公，同時也符合當今綠色環(huán)保的主題。

　　由于網絡傳真收發(fā)的都是電子文件，因此用戶可以象管理個人電腦里的文件一樣對傳真件進行分類和管理，比如可以按接收件和發(fā)送件，按客戶類型，按重要程度和保密性對傳真件進行分類，查閱和管理井然有序，一目了然。

　　網絡傳真系統(tǒng)在收到傳真后會自動分發(fā)到所需要的人，免去了傳統(tǒng)傳真機收到傳真后再復印多份分發(fā)給每個人的過程，真正實現了信息化辦公。同時，網絡傳真可以將保存在電腦上的任何格式的文件以傳真的形式發(fā)給對方，如照片、程序、海報、表格、收據等等。使用網絡傳真，傳真的對象不再僅僅局限于過去單一的紙面文件，大大擴充了傳真的應用范疇，所有電腦能夠識別的文件都都是它的收發(fā)對象。

　　網絡傳真的自動重發(fā)和群發(fā)功能給用戶帶來了更大的便利。用戶只需在發(fā)送界面上輸入重發(fā)的次數和群發(fā)的傳真號碼，網絡傳真服務器就會將傳真進行排隊發(fā)送，從而大大降低了工作量，提高了工作效率。

　　當然，網絡傳真的功能還不止這些，其它如定時發(fā)送、自動撥IP、短信提示、語音提示等功能都非常實用。

　　總之，網絡傳真是一種高效、低耗、環(huán)保的傳真方式，能夠輕松完成用戶絕大多數的傳真需求，它的出現不僅壯大了傳真機的陣容，也為用戶提供了全新的選擇。

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